商标权人最被动的时刻，是收到《关于提供注册商标使用证据的通知》。此时需要证明“过去三年在核定商品上进行了商标法意义上的使用”，而多数企业的证据散落在各个部门，销售说合同在财务、财务说发票在税务、税务说都是电子档没保存。
一、什么算“商标法意义上的使用”
《商标法》第 48 条规定：本法所称商标的使用，是指将商标用于商品、商品包装或者容器以及商品交易文书上，或者将商标用于广告宣传、展览以及其他商业活动中，用于识别商品来源的行为。
关键词是“用于识别商品来源”。这排除了三类：
- 内部使用：仅在公司内部文件、员工手册、名片上出现；
- 象征性使用：为维持注册而做的少量、非真实商业意图的使用（如只在一次展会上出现）；
- 未在核定商品上使用：注册在 30 类“茶”，实际只用在 32 类“饮料”上。
二、有效证据的六项要求
- 时间落在指定期间内：撤三要求提供撤销申请日前三年的使用证据，超期的无效；
- 体现商标图样：证据上要能看清商标，不能只有商品名；
- 体现核定商品/服务：合同、发票上的商品名称要与核定项目对应；
- 体现使用主体：商标权人或经其许可的使用人（被许可人使用视为权利人使用，但需有许可关系证明）；
- 形成证据链：合同 + 发票 + 物流单 + 产品照片，相互印证；
- 真实可核查：可提供原件、可追溯交易对手。
三、五类最常见的无效证据
1. 只有合同没有发票。合同易伪造，单独提交证明力弱；发票由税务机关监管，证明力强。二者配合最佳。
2. 只有发票没有商品明细。发票上写“货物一批”“办公用品”，无法证明是核定商品。
3. 自制材料。企业自己做的宣传册、画册、内部报表，未经第三方印证，证明力低。
4. 无日期的材料。产品照片、包装样品没有拍摄时间、没有公证，无法证明使用时间。
5. 关联公司使用但无授权。母公司注册、子公司使用，若无偿使用且无许可合同，可能被认定为“非商标权人使用”，需要补充关联关系与许可证据。
四、日常留存的制度设计
有效做法是把证据留存嵌入业务流程，而不是事后补：
- 合同环节：销售合同模板中增加“商品名称+商标”栏，明确写出商标名称；
- 开票环节：发票商品名称按实际品名开具，不使用“货物一批”；
- 包装环节：每版包装设计稿存档，保留印刷合同与发票；
- 宣传环节：广告投放合同、媒体发布截图（含网址与日期）、公众号推文（保留后台发布记录）；
- 展会环节：展位照片（含展位号、日期）、参展合同、展会会刊；
- 年归档：每年按商标逐一归档，形成“商标-年度-证据”三级目录。
建议指定一名商标管理员，把上述动作写入岗位职责，年度审计时抽查。
五、一个因证据不足被撤三的案例
某服装企业 2015 年注册“慕言”商标（25 类），2019 年起转做线上，主要在天猫店销售。2023 年他人以“连续三年不使用”为由申请撤销。
企业提交的证据包括：
- 天猫店铺后台截图（显示“慕言”品牌）；
- 三年的部分销售订单导出表；
- 两届服博会的展位照片。
商标局认定证据不足，撤销注册。理由：
- 后台截图与订单导出表均为自制电子数据，未公证，无法确认真实性与形成时间；
- 展会照片无展位合同、无参展发票印证，无法确认参展主体与时间；
- 未提交任何销售合同与发票，无法证明真实商业交易。
企业随后提起行政诉讼，补充提交了公证后的后台数据、部分发票、快递单，但法院认为诉讼阶段补充的证据不能替代行政程序中的举证，维持撤销决定。
要点：证据的“形式合规”比“数量多”更重要。三份经公证的合同+发票，胜过三百页自制截图。
六、证据留存清单（按商标建立档案）
- 注册证、续展证明、变更证明；
- 许可合同及备案通知（如有）；
- 每年销售合同 3–5 份（覆盖不同季度）及对应发票；
- 每年广告投放合同 1–2 份、发布截图；
- 产品包装实拍（含日期水印或公证）；
- 展会、赛事、公益活动的参与证明；
- 获奖证书、行业排名、媒体报道；
- 维权记录（投诉、诉讼、行政处罚决定书）。
