评估报告用了三年，突然被起诉。机构翻箱倒柜找底稿，发现当时是个人电脑里的文件夹，人已经离职。
这种情形每年都有。底稿不是归档给现在看的，是给三年后的自己看的。
一、底稿包含哪六类内容
第一，业务承接类。委托合同、独立性声明、项目组人员安排、风险评估记录。
第二，程序执行类。资料清单与收取记录、现场勘查记录、访谈记录、函证记录。
第三，测算类。评估明细表、参数取值依据、计算过程、敏感性分析。
第四，判断类。方法选择的理由、假设的设定依据、特殊事项的处理说明。
第五，沟通类。与委托方的往来函件、重大问题的讨论记录、专家意见。
第六，成果类。报告定稿、评估说明、复核记录、报告签发记录。
六类里，第二和第四最容易被忽略。程序做了没记录，判断想了没写下来，等于没做没想。
判断类底稿尤其难写。它要求评估师把「为什么这么选」讲清楚，而不是只留一个结论。这一块写得好，报告的档次立刻不同。
二、归档时限
评估档案应当在评估报告出具后及时归档，通常要求六十日内完成。
归档后，档案进入相对固定的状态。补充材料要说明原因，不能随意抽取或者替换。
归档的核心是完整性：一份底稿要能让另一个评估师看懂，从承接、执行到结论，链条不断。
实务中的问题是「报告先出、底稿后补」。补的时候按结论凑程序，日期对不上，逻辑也不顺。检查时一问细节就露。
三、保存年限
评估档案自评估报告日起，保存期限不少于十五年。
属于法定评估业务的，保存期限不少于三十年。
什么叫法定评估业务：法律、行政法规规定必须进行的评估，比如国有资产转让、非货币资产出资、司法拍卖、上市公司重大资产重组涉及的评估。
十五年和三十年的差别很大。按十五年管理档案的机构，一旦承接法定业务，就要单独标识、单独存放。
还有一条：档案保存期限届满，也不是随便销毁。要经过审批，编制销毁清册，且不得在诉讼、检查、仲裁期间销毁。
四、电子档案的管理
四个要点。
第一，集中存储。不能存在个人电脑、个人网盘、微信收藏里。人员离职即失联，是底稿丢失的头号原因。
第二，权限与日志。谁能看、谁能改，要有记录。修改留痕，不能覆盖。
第三，格式与可读。扫描件用通用格式，电子表格保留原始文件，不要只存图片或者只存打印版。
第四，备份。至少两份、不同介质或者不同位置。系统更换时要完成迁移并校验。
电子档案的证明力问题在于「可篡改」。所以要靠日志、哈希、权限这三样来支撑其可靠性。
五、检查中的六类常见缺陷
第一类，勘查记录缺失。报告写「已实施现场勘查」，底稿无记录、无照片、无签字。
第二类，参数无依据。折现率、增长率、成新率只有数字，没有来源、没有计算过程。
第三类，方法选择无理由。为什么用收益法不用市场法，报告中一句话带过，底稿无分析。
第四类，复核记录形式化。三级复核只有签字，无意见、无回复。
第五类，报告与底稿不一致。报告披露的参数与底稿测算用的参数不同。
第六类，归档不及时或者档案不完整。报告出具一年仍未归档，或者档案中缺少关键程序记录。
六类的共同点是：无法还原评估过程。检查人员看不到思考过程，只能按「未执行」处理。
这六类里，最容易被低估的是第五类。报告披露一个折现率，底稿算的是另一个，这种不一致通常不是故意，是改稿时忘了同步。但检查人员不会这么认为。
六、借阅与保密
底稿属于机构，但包含委托方与产权持有人的商业秘密。
监管检查、司法调查、行业协会检查可以依法调阅，要有正式手续并登记。
委托方要求查阅的，通常限于与其委托事项直接相关的部分。涉及第三方信息的，要做处理。
机构内部借阅也要登记。谁借的、什么时候还、有没有复制，都要记录。
还有一条容易忽略：项目组成员离职后，不得带走底稿，也不得在其他机构使用。这一条要写进劳动合同与保密协议。
离职交接时最容易丢的是「非正式资料」：访谈笔记、现场照片、微信沟通记录。这些东西不进正式底稿，但关键时刻最能说明问题，交接清单里要有它们的位置。
七、一个底稿丢失的案例
某评估机构五年前为一宗股权转让出具报告，评估值一亿二千万。五年后交易一方起诉，主张评估存在重大遗漏，要求赔偿。
法院要求机构提交评估底稿。机构只能提供报告正本与部分电子表格，现场勘查记录、访谈记录、专家意见均无法提供，理由是「项目负责人离职，资料在其电脑中」。
法院认定：机构未能提供底稿证明其已履行必要程序，应承担举证不能的不利后果。判决机构在损失范围内承担百分之四十的赔偿责任，合计约二千四百万。
该机构此后建立集中档案系统：所有项目底稿在报告出具后六十日内上传，未上传的系统锁定新项目立项；项目组成员离职前须完成底稿交接并由部门负责人签字；档案保存期限按业务类型自动标识，法定业务标注三十年。
八、评估底稿管理清单
- 底稿含承接、程序、测算、判断、沟通、成果六类内容
- 报告出具后六十日内完成归档
- 法定评估业务档案单独标识，保存不少于三十年
- 其他业务档案保存不少于十五年
- 档案集中存储，不存在个人电脑或者私人网盘
- 访问权限分级，修改留痕，无覆盖式修改
- 扫描件为通用格式，电子表格保留原始文件
- 至少两份备份，不同介质或不同地点
- 借阅有审批与登记，含内部借阅
- 项目组成员离职前完成底稿交接并签字
底稿是评估师的记忆。人在的时候不觉得重要，人走了才发现，没有底稿，那几年等于没干过。
